Gestão do tempo e produtividade

De uns anos para cá, muito se tem falado em produtividade e gestão do tempo. De forma exagerada, tem pessoas que acham que ser produtivo é performar o dia todo, estar em alto giro quase que todas as horas do giro. Mas quem aguenta viver em alta produtividade o tempo todo, todo o tempo?

A gente tem que entender em primeiro lugar o que é ser de fato produtivo no nosso dia a dia. E depois, saber como fazer para organizar o tempo para que essa produção de trabalho aconteça de forma natural e não sob estresse.

Uma coisa é certa, ser produtivo de maneira eficaz ajuda no bem-estar, na saúde mental e na qualidade mental dos profissionais, além de otimizar a carga de trabalho e fazer as coisas com mais agilidade.

Não podemos desconsiderar que a realidade do mercado de trabalho mudou drasticamente depois de 2020 após a chegada da pandemia. E justamente por isso, usar a produtividade no trabalho para ajudar na saúde mental dos profissionais deve ser uma das prioridades dos gestores e líderes. Todos devem estar alinhados buscando organizar as demandas para tornar as tarefas diárias mais simples, práticas e executáveis. É fundamental pensar e ter iniciativas que promovam a melhoria da qualidade de vida das pessoas dentro da organização.

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Assim como a manter a forma física ajuda nosso corpo a permanecer forte, a clareza das nossas atividades diárias ajuda a manter um estado de boa saúde mental. Estar mentalmente saudável nos deixa criativos, mais dispostos a aprender, experimentar coisas novas e a correr riscos. Além de estar mais abertos a ter melhores relacionamentos com as pessoas.

Mas afinal, qual é o segredo de ter produtividade no trabalho?

Ser eficiente e produtivo faz com que se procrastine menos as tarefas, tanto as pequenas e chatas quanto as desafiadoras e grandes, além de se manter com energia para desenvolver e finalizar projetos importantes no prazo estabelecido.

Alguns comportamentos simples que você pode ter para ser mais produtivo:

1. Tenha uma lista de prioridades do dia, e faça as mais importantes primeiro. Dificilmente terá mais de três. Não termine o dia sem a execução do que você definiu como prioridades do dia. A sensação de bem-estar é o que vai te motivar para não procrastinar o restante das tarefas e querer ver mais resultados.
   
2. Se a tarefa for muito extensa, divida em etapas. Faça suas atividades aos poucos, determinando o prazo para executar e finalizar as sub-tarefas. A cada conclusão, veja que é uma tarefa a menos para o objetivo final e marque isso no seu check list de atividades concluídas.
   
3. Entre uma conclusão e outra faça uma pausa. Responda às pessoas, tome um café, ou simplesmente fique em silêncio. Neste momento é importante parar para dar uma oxigenada e retomar a energia para o próximo momento.
   
4. Tome decisões sobre o que é relevante. Muita energia se gasta decidindo coisas que não influenciam resultados no dia a dia. Barack Obama só tinha ternos pretos e cinzas. Ele dizia que não poderia gastar tempo e energia logo no início do dia escolhendo que cor de roupa usaria.
   
5. Mais do que o tempo, use sua ENERGIA. A gestão do tempo é fundamental, mas tão importante é o gerenciamento da energia. Não dá para pensar quando se está exausto, não importa quantas horas trabalhe se você não consegue pensar direito porque está cansado. As tarefas mais complexas devem ser executadas no início do dia, ou nos seus horários de pico de eficiência. Você vai conseguir fazer mais, em menos tempo. E sobre isso, acrescentamos, não é suficiente ter tempo para fazer as coisas, é necessário disposição.

A atividade física como aliada para produtividade

Como falamos, ser produtivo tem a ver com disposição. E temos que considerar os benefícios que a atividade física traz para o corpo e mente. Não à toa atletas que permanecem com o hábito de treinar após se aposentar, se sentem com muito mais energia e disposição para enfrentar a nova vida e a transição de carreira que passam obrigatoriamente. Mais uma vez vemos o esporte sendo aliado ao mundo corporativo, trazendo não só reflexões, mas inspiração para que tenhamos comportamentos que transformem nosso dia a dia profissional e aumente nossa qualidade de vida de forma sistêmica.

Pequenas mudanças, grandes transformações

É claro que não conseguimos mudar anos de hábito da noite para o dia, porém podemos promover pequenas mudanças de forma gradual, que gerarão grandes transformações na rotina de trabalho.

Planejar as tarefas faz com que você entenda o que deve modificar, melhorar ou deixar de lado. Liste-as um dia antes, ou logo de manhã. E sendo possível, comece o dia se dedicando à tarefa mais complicada, pois o sentimento de realização vai fazer todas as outras tarefas parecerem mais fáceis de serem executadas. Foque em uma atividade de cada vez. Em muitos casos ser multitarefas só vai te dispersar e não vai acabar concluindo nada no prazo determinado. E por fim, estabeleça metas. São elas que irão mostrar os resultados de fato dos seus projetos e ações, além de você saber se está entregando o que precisa.

Texto de Gisele Kumpel.