O Atlético Mineiro foi o pioneiro em apresentar um setor dedicado a logística em seu quadro, área responsável por fornecer recursos, meios e informações para as atividades desportivas e administrativas.
Logística tem como definição no dicionário: Organização, gerenciamento, gestão dos detalhes e pormenores de quaisquer atividades: a logística de um projeto, de um filme, de uma campanha política. [Militar] Ação de organizar teoricamente a localização, disposição e transporte dos envolvidos numa operação militar.
A logística é comumente atrelada como um tema empresarial. Numa empresa, a logística surge como a necessidade de organizar o fluxo de produtos e serviços, com qualidade. A evolução das aplicações da logística fez com que ela não se limitasse somente aos meios empresariais, mas também se expandisse para o mercado esportivo, já possuindo algumas empresas especializadas em logística esportiva como a “Pallas Turismo” e a “Off Side Logística Esportiva”, sendo referências neste “novo” conceito de logística.
A logística desportiva vem se tornando imprescindível para a realização e sucesso das operações e planejamento de qualquer clube de futebol, com isso alguns clubes estão criando o seu próprio setor para cuidar da logística e ter um contato mais intimista com seus setores e departamentos, assim entendendo suas dores e otimizando seus recursos. O Atlético Mineiro foi o pioneiro em apresentar um setor dedicado a logística em seu quadro, a área da logística é responsável por fornecer recursos, meios e informações para a execução das atividades desportivas e administrativas. A logística se apresenta nos processos de contratações, viagens administrativas e operações de jogos.
Para uma operação de jogo, o responsável pela logística deve sempre analisar os cenários, gerenciar os riscos e antecipar situações.
Analisar os cenários é primeiro entender as diferenças de estruturas disponíveis entre um jogo em casa e um jogo fora, diferentes condições climáticas, diferentes altitudes e a diversidade cultural de cada região. Um ponto de extrema importância em uma análise de cenários é você conseguir alinhar com todos os setores do clube envolvidos na operação as suas demandas e particularidades, já que setores diferentes possuem necessidades diferentes para cada operação em cada cenário desses citados podem ter uma variação de demanda.
Após a análise do cenário, o responsável pela logística deve gerenciar seus riscos, criando planos de atuações (preferencialmente múltiplos planos (A, B, C, D), desta forma, possibilitando ações mais efetivas para evitar e solucionar possíveis ocorrências, evitando as famosas “gincanas”. Ao antecipar situações, o responsável pela logística consegue mitigar seus riscos, planejando previamente os recursos necessários e o plano backup/alternativo como citado anteriormente, pois você já sabe se vai precisar de mais ou menos água devido ao tempo, mais ou menos gelo para as atividades, se vai necessitar de transporte terrestre ou não.
Podemos dividir o planejamento de uma operação em três partes, planejamento estratégico, tático e operacional;
- Planejamento Estratégico: Realização de um orçamento, Entendimento das solicitações e demandas, Projeções e cenários. E o início do planejamento da operação, onde são levantadas as solicitações, projeções, orçamentos e os cenários.
- Planejamento Tático: Manuais e Processos, Gerenciamento dos riscos, Alinhamento de entregas. A segunda etapa do planejamento é a fase que são estabelecidos os métodos, os prazos e é a etapa que se faz o gerenciamento dos riscos
- Planejamento Operacional: Execução e controle, Fluxos e Prazos, Análises e Relatórios. A terceira e última etapa operacional é a execução do que se foi planejado anteriormente, operacionaliza-se o controle dos fluxos e prazos e, ao concluir a operação, gera a análise os relatórios operacionais do que se foi executado.
Conforme falado acima é importante enfatizar que há duas operações de jogo distintas: jogos como mandante e jogos como visitante. Para cada uma destas operações, possuímos demandas diferentes:
Operação como mandante: Para operação como mandante temos que entender quais são as nossas estruturas físicas, se temos hotéis para concentrações e recuperação dos atletas, restaurante para realizar as refeições dos atletas, comissão técnica e staffs, frota de veículos para os traslados da delegação, campo de treinamento para maior comodidade e privacidade dos treinos, centro de performance para uma melhor avaliação dos atletas, auditório para reuniões de alinhamento e uma estrutura de rouparia para comportar toda a demanda de matérias. Não havendo a disponibilidade de algum desses recursos/estruturas, cabe ao responsável pela logística providenciar as opções alternativas para atendimento, preferencialmente via parceiros que já possuem experiência e o know-how em atender e executar demandas do futebol.
Operação como visitante: Nas operações como time visitante, é preciso observar as particularidades de cada competição, quais são os credenciamentos e recursos disponibilizados, de forma geral, o início do planejamento constitui em buscar estruturas (hotel, ônibus e receptivos) que atendam nossas demandas seja em questão de localização/deslocamento para o estádio, além de questões estruturais do hotel, composta por aptos, salas de reuniões, refeições e ativações realizadas pela delegação. “Receptivo é uma pessoa que conhece o local e que pode te ajudar com as demandas na cidade, como compra de suprimentos acessos e fornecimento de veículos”.
Quanto aos veículos utilizados na operação como visitante, é importante estar atento e realizar os controles de qualidade (condições dos veículos interno e externamente) e o controle de horários (chegadas e saídas), monitorando e mantendo a equipe operacional envolvida informada (o que inclui, além da delegação, os outros envolvidos como a equipe hoteleira). Para essa comunicação e controle, o WhatsApp se torna um meio eficaz de se divulgar as informações e o deslocamento da delegação em tempo real.
Caso seja uma operação que inclua o treino na cidade, a atenção se estende a localização do treino, além de verificar a distância entre o hotel e estádio, para sermos mais assertivos no fechamento do hotel escolhido
O responsável da logística muitas vezes também é responsável por solicitar os insumos (Gelos, Bebidas, Frutas) e controlar os deslocamentos e entregas.
Para dimensionarmos o tamanho de uma operação como visitante podemos citar algumas das partes envolvidas nessa operação:
Stakeholders internos:
- Departamento de futebol composto por: Comissão técnica; Análise de desempenho; Fisiologia; Fisioterapia; Nutrição; Preparação Física;
- Administrativo composto pelos setores: Financeiro; Logística; Jurídico; Segurança; Supervisão; Marketing.
Stakeholders externos:
- Aeroporto;
- Agência;
- CIA Aérea;
- Hotel;
- Receptivo;
- Polícia;
- Adversário;
- Federações/Confederações.
Para exemplificar, atualmente uma operação do Clube Atlético Mineiro – que possui um departamento dedicado a logística – tem duração completa em média de 27 a 28 dias (período que contempla desde o planejamento pré-operação até o fechamento pós match day, quando finalizamos todo o controle dos custos e pagamentos. São 71 tarefas realizadas e checadas desde o planejamento estratégico até o final da operação. Essa duração e quantitativo de tarefas pode variar de acordo com a categoria, categorias de base, por exemplo, possuem menos tarefas em uma operação completa
No planejamento logístico do Atlético Mineiro, as atividades são divididas em 3 etapas: Pré-Operação, Operação e Pós-Operação.
- Pré-operação: São os primeiros 21 dias antes do MD e nesses dias são realizadas 35 atividades, dentre elas o alinhamento das demandas, entendimento do evento (Operação) e planejamento operacional.
- Operação: Varia de 2 a 4 dias e dentro deles são realizadas 26 atividades, dentre elas o controle da operação, gerenciamento de riscos e registros em tempo real.
- Pós-operação: varia em torno de 4 dias e são realizadas 10 tarefas, dentre elas os feedbacks operacionais, relatórios de controle e processos financeiros.
As informações exemplificadas acima são referentes a uma operação de um time do Campeonato Brasileiro série A, algumas das situações e demandas podem não ser aplicadas nas demais divisões e campeonatos. Todos devemos ter os controles de pré-operação, operação e pós-operação independentemente do tamanho ou estruturas demandas pela equipe, reduzindo ou quem sabe até aumentando a quantidade de tarefas realizadas em cada etapa da operação.
Falando exclusivamente do futebol profissional do Atlético Mineiro, temos uma equipe avançada que em todas as viagens da delegação vão para a cidade do jogo 1 dia antes dos demais para organizar in loco toda a operação. Essa equipe avançada é composta por:
- 1 responsável da logística
- 1 responsável pela nutrição
- 1 responsável pela segurança
- 2 responsáveis da comunicação
A equipe avançada é responsável por realizar a reunião de alinhamento com os fornecedores (Aeroportos, Hotel, Receptivo, Segurança). Conferência e checagem das solicitações, como os acessos, quartos, embarque e desembarque. Montagem de estruturas para a utilização da delegação como salas de refeições, salas de reuniões e atividades, além de produção de conteúdo do local do jogo, do local de treino e lives.
A equipe avançada não fica responsável por toda a operação realizada, temos toda uma delegação que cada um é responsável pela sua área de atuação também, podemos dar como exemplo os roupeiros que são responsáveis pelos materiais da delegação, o analista de desempenho responsável pelo material que será necessário nas reuniões. O responsável pela logística dá o suporte e organiza os espaços como falado anteriormente, mas não é o responsável direto de todas as funções.
Texto de Estevão Fernandes
